• Wanneer: vrijdag 22 maart 2024, 12:30-17:30
• Waar:  Nieuwe Instituut, Rotterdam

Introductie:

Een jaar geleden, voorjaar 2023, was er ook volop aandacht voor collectievorming en -beleid van kunstbibliotheken. Diverse bibliotheken vertelden toen over hun collectiebeleid of de aanzet daartoe, lees het verslag hier. De aankomende bijeenkomst bouwt daarop verder en wil concrete handvaten bieden hoe een collectieplan te maken. Zowel individueel binnen je eigen organisatie, als allemaal samen in een ruimer perspectief. Vanuit OKBN willen we de komende jaren meer mogelijkheden tot actieve samenwerking creëren en om het netwerk te versterken. 

De meerjarige beleidsvoornemens van het nieuwe OKBN bestuur worden ook op deze dag gepresenteerd.

Welkomstwoord

Eva Lintjes heet alle aanwezigen van harte welkom. De studiezaal en bibliotheek van Het Nieuwe Instituut is door Studio Sabine Marcelis ingericht en van meubilair voorzien. Momenteel zijn er 2 collectiepresentaties in de vitrines: over Ikea-catalogi en over computers.

Project Collectieplannen

Saskia Scheltjens (Rijksmuseum Amsterdam, voorzitter OKBN) vertelt dat het OKBN bestuur van start gaat met Project Collectieplannen. Bij de voorjaarsbijeenkomst 2023 heeft Saskia een pleidooi gehouden voor collectieve collectievorming binnen Nederland, wat geheel binnen de missie van OKBN past. In de jaren ’90 is er een project geweest waarbij ook gekeken werd naar collectieve collectievorming, destijds vooral toegespitst op nieuwe aanwinsten voor kunstbibliotheken.

Inmiddels zijn de budgetten geslonken en worden collecties meer fluïde bekeken. Er is meer aandacht in het hele informatievakgebied voor connecties tussen collecties. Als we in kaart brengen wat de zwaartepunten in de collecties van Nederlandse kunstbibliotheken zijn en daarop samenwerking zoeken, kunnen we over gehele linie professioneler opereren. We kunnen ook makkelijker naar elkaar verwijzen, als iedereen van elkaar weet wat we in huis hebben.

Vanuit OKBN werken we aan een sjabloon voor het invullen van een collectieplan. Een bibliotheek die onderdeel uitmaakt van een groter geheel, zoals een museum, en dat zijn de meesten van ons, zullen al een collectieplan hebben voor de hele organisatie. In die gevallen is een collectieprofiel voor de bibliotheek afdoende.

Download het sjabloon hier:

Voor het invullen van een collectieprofiel gaan we gebruik maken van de Conspectus methode. Deze methode bestaat al lang en stoelt op de Nederlandse Basisclassificatie. Het is niet ingewikkeld: aan de hand van een lijst van classificaties, vul je voor jouw bibliotheek in hoe uitgebreid de boekencollectie is, volgens een cijfering van 0 (geen collectievorming) tot 5 (complete collectie).

De grotere bibliotheken die aangesloten zijn op WorldCat, kunnen ook via die weg een inventarisatie en onderlinge vergelijking maken van hun collecties. Voor kleine bibliotheken (en daar zijn er veel van binnen OKBN) kunnen we beter de Conspectus methode gebruiken, want we kunnen niet wachten tot iedereen aangesloten is op WorldCat, als dat al zou gebeuren.

• Reacties vanuit de zaal: meesten maken onderdeel uit van groter geheel, met een collectieplan. Weinig mensen weten wat Conspectus is. Er bestaat een risico dat werken met de Nederlandse Basisclassificatie niet diep genoeg is, omdat bijvoorbeeld de (grote) collectie informatie van het Van Gogh Museum gevat kan worden onder ‘moderne kunst’. Martien Versteeg, eerder betrokken bij een project collectievorming in de jaren ’90, merkt op dat er misschien iet genoeg differentiatie te zien zal zijn, als je ‘hoog over’ vliegt met de vragen
• Antwoorden hierop: OKBN bestuur zal in het sjabloon rekening houden met ruimte om aan te geven hoe groot een collectie is, zodat we daarop ook kunnen vergelijken. Het is vooral van belang dat we in kaart krijgen wat iedereen in huis heeft, om de samenwerking te bevorderen en uiteindelijk het publiek collectief beter te kunnen bedienen. We merken allemaal dat bibliotheken onder druk staan, en samen staan we sterker.

Bekijk de presentatie hier:

Collectieplan Rijksmuseum

Alex Alsemgeest (conservator Bibliotheekcollecties Rijksmuseum Amsterdam) vertelt over het collectieplan van het Rijksmuseum. Bij de voorjaarsbijeenkomst 2023 sprak hij ook over dit onderwerp, aan de hand van het verhaal van Tolstoj ‘hoeveel land heeft een mens nodig?’ als metafoor voor een collectieprofiel, omdat het heel erg gaat over afbakenen. Interessant om ook op andere manieren te kijken: op welke manier kan je de context vergroten, of van het ene naar het andere land lopen. Waarbij je al snel op een netwerk uitkomt. Het is goed om high over naar dingen te kijken, zodat je een kapstok hebt voor je een discussie begint.

Om te beginnen is de connectie gelegd met het [beleid van het] Rijksmuseum en de verhouding met de collectie en de vier onderzoekslijnen voor de komende jaren. Je moet je daartoe verhouden, maar daarnaast heb je natuurlijk ook te maken met historische lijnen. Mensen verwachten ook dat ze bepaalde dingen tegen gaan komen in je collectie (onafhankelijk van huidige collectie/beleidskeuzes).

In de basis reflecteren de collecties de onderzoeksgebieden van het RMA, maar altijd met een bredere context. Er is een risicomatrix gemaakt, waarbij gekeken is naar hoe erg het is als er schade optreedt bij een stuk.In de maatschappij kunnen dingen schuiven, waardoor er ook in de collectie dingen kunnen gaan schuiven. Oorspronkelijk was het collectieprofiel heel erg gespecificeerd.

Door de jaren heen is het collectieprofiel steeds verder uitgedijd. Dit is een natuurlijke ontwikkeling, maar ook de vraag hoe je hier als instelling mee omgaat. Ook met de vraag ‘wat doen we eigenlijk niet meer’? Meerstemmigheid en multiperspectiviteit is een lijn die dwars door onderwerpen heen loopt. Dit betekent dat je op een andere manier naar je collectie gaat kijken. 

Er is ook aandacht voor specificaties. Terughoudend met print on demand en facsimile’s; met uitzondering van bijzondere collecties . In eerste instantie wordt er heel erg gekeken naar de samenhang met collecties binnen het RMA, maar daarnaast ook nationaal en internationaal.

De conspectus is de bijlage in het collectieprofiel. Het geeft een goed beeld van de opbouw van de collectie. 

Er wordt een blogpost voorbereid, waarop het collectieprofiel straks online is in te zien.

Bekijk de presentatie hier:

Vervolgens liepen we met de aanwezigen naar de overkant, het Boijmans Depot, waar we aanschoven bij het ‘Boek van de maand’ van hoofdbibliothecaris Erik van Boxtel. Het is een presentatie voor het normale museumpubliek, die wij vandaag even gekaapt hebben. Erik vertelt vier weken lang, iedere vrijdagmiddag, over één bepaald boek uit de bibliotheekcollectie. Meerdere van ons overwegen deze formule in ons eigen instituut te imiteren. Erik is een inspirerende verteller met een prachtige collectie onder zijn hoede!

Daarna lopen we weer terug en lunchen we alvorens het middagprogramma begint.

Collectieplan RKD

Ramses van Bragt (Procescoördinator Acquisitie, RKD — Nederlands Instituut voor Kunstgeschiedenis) vertelt over het collectieplan waar RKD aan werkt. Het RKD huisvest de belangrijkste bibliotheek ter wereld met betrekking tot de beeldende kunsten van de Nederlanden in internationale context, van de late middeleeuwen tot heden. De bibliotheek omvat meer dan 500.000 banden, uiteenlopend van algemene kunstliteratuur, kunstlexica, monografieën, kunstenaarsboeken, preciosa en vroege edities tot de belangrijke collectie veilingcatalogi.

In 2018 begon RKD met ontwikkelen van een collectieprofiel, om de scope te bepalen (beelddocumentatie, publicaties en archieven). Doel was ook om een kapstok te creëeren voor de nieuwe afdeling. In 2020 collectieplan verder uitgewerkt; zelfde indeling als RCE. Hier ontbreekt interessant genoeg de registratie en databeheer in. Dat was er overigens wel. Inmiddels een stuk verder met ontwikkelingen van RKDresearch, linked data, digitalisering etc. Dus dit vraagt om een nieuw collectieplan. Daar wordt nu aan gewerkt.

In 2022 kwam het Rapport visitatiecommissie, daarna in 2023 concept acquisitieplan opgesteld – nog niet goedgekeurd (moet bijvoorbeeld meer op de actualiteit en maatschappelijke ontwikkelingen, koloniale collecties).

Er is ook gezocht naar een nieuwe aanbieder voor tijdschriften: is Erasmus Books geworden. Ook voor de aanwinsten van boeken is Erasmus in de arm genomen, met een ‘approval plan’ waarin staat welke vakgebieden door RKD worden verzameld, en dus door Erasmus worden geselecteerd en aangeboden. De voorgestelde selectie wordt door twee interne medewerkers nagekeken, alvorens aankopen worden gedaan.

Voor de komende tijd blijft digitale transitie een aandachtspunt. Welke fysieke stukken zijn nog niet digitaal beschikbaar? Is er samenwerking mogelijk met de Koninklijke Bibliotheek in digitaal aanbod? Hoe ondervangen we de kwetsbaarheid van digitaal materiaal: blijvend ontsluiten, duurzaam bewaren.

Bekijk de presentatie hier:

Meerjarig Beleidsplan OKBN

Op de ALV in 2022 is er een discussie geweest over het bestaansrecht en de toekoomst van OKBN. Daaruit volgde dat het nieuwe OKBN bestuur, aangetreden op de ALV 2023, beleidsvoornemens formuleerde met ambitieuze plannen om ons vakgebied sterker te maken. Op deze bijeenkomst worden de beleidsvoornemens gepresenteerd door de bestuursleden.

De bestuursperiode loopt van 2023 tot de ALV in 2027. In deze periode gaan we bewust aan de slag met het professionaliseren van OKBN.

Identiteit – komt er concreet op neer dat we de oorspronkelijke missie van het OKBN goed voor ogen houden. We zijn goed vindbaar voor alle gebruikers: eigen leden, bibliotheek professionals, gebruikers zoals studenten en onderzoekers, tot ook breder publiek. Zo wordt er bijvoorbeeld gewerkt aan een themanummer van het tijdschrift De Boekenwereld, over kunstbibliotheken in Nederland. Zie voor de concrete doelen:

Kennisuitwisseling – we vergaren en delen actief relevante kennis en vragen onze leden dat ook te doen. Een optie is het weder-oprichten van een discussielijst per email. Die was er ooit en is vervangen door een LinkedIn groep, maar we zien daar ter weinig activiteit. Zie voor de concrete doelen:

Samenwerking – we zetten in op collectiviteit binnen de Nederlandse kunstbibliotheken, zodat iedere bibliotheek afzonderlijk sterk staat én we elkaar weten te vinden in het netwerk. Zie voor de concrete doelen:

Bekijk de gehele presentatie hier:

Discussie:

• Vraag: er wordt gevraagd of het nodig is de huisstijl te veranderen, zoals nu in de plannen staat. Bestuur denkt dat het wenselijk is, omdat huisstijl al vrij oud is en statisch aandoet. De website krijgt ook een update, vooral om er voor te zorgen dat alle inhoudelijke informatie beter vindbaar is.
• Vraag: wordt de OKBN-website gearchiveerd? Ja, website is aangemeld bij KB voor het internet archive en wordt gearchiveerd. De inhoud wordt ook gearchiveerd in het digitale archief van de vereniging, dat de secretaris beheert en dat na de bestuursperiode wordt toegevoegd aan het archief dat al in RKD is.
• Vraag: wat zijn de nieuwe doelgroepen waarover gesproken wordt? Andere musea met bredere collecties dan alleen beeldende kunst maar wél met ook bibliotheekcollectie, zoals RMO, Teylers Museum en Wereldmuseum. Tevens erfgoedinstellingen, als zij zelf iets kunnen ophalen bij ons, en commerciële partijen waar in de toekomst mee samengewerkt zou kunnen worden. De beleidsdoelen die ertoe leiden dat we als (interne) bibliotheken sterker staan, zijn voor veel bredere partijen interessant dan alleen museumbibliotheken. Vanuit Taskforce Museumarchieven komen we ook in aanraking met bijvoorbeeld NADD (Netwerk Archieven Design en Digitale Cultuur) en andere instanties die archieven van bijvoorbeeld podiumkunsten beheren.

alle foto’s door Saskia Scheltjens en Catharina van Daalen