Notulen jaarvergadering OKBN 2019
Rijksmuseum Twenthe, Enschede

Aanwezig: Monique Biekart (Gemeentmuseum Den Haag), Kimberly Bouquet (Spoorwegmuseum Utrecht), Erik van Boxtel (Museum Boijmans van Beuningen), Bart Brouns (Stedelijk Museum Amsterdam), Marietta Dirker (Rijksacademie v. Beeldende Kunsten), Nell Donkers (De Appel), Maartje de Jong (Catharijne Convent), Eva Lintjes (Nieuwe Instituut), Cor Mulders (RCE), Anne Oechtering (Rijksmuseum Amsterdam), Nita Smit (EYE), Marianne de Voogd (RKD), Alies Baan (Artez) (bestuurslid), Esther Brakenhoff (Stedelijk Museum Amsterdam) (bestuurslid), Hilde Klein (Boekmanstichting) (bestuurslid), Wilma Knol (Willem de Kooning Academie) (bestuurslid), Madeleine Pfundt (Rijksmuseum Amsterdam) (bestuurslid), Anna Rademakers (Koninklijke Bibliotheek) (bestuurslid).
Notulen: Madeleine Pfundt

Opening
Welkom door Anna Rademakers.
Door een vergissing zijn de agenda en de notulen van de Algemene Ledenvergadering van 2018 helaas niet naar de leden gestuurd; het bestuur betreurt de vergissing maar wijst erop dat de notulen van vorig jaar al geruime tijd op de site staan en dat er geen opmerkingen zijn geweest. Anna Rademakers licht de het vergaderprogramma toe, de agenda is vrijwel gelijk aan die van vorig jaar.

Over 2018-2019
Notulen 2018 Jaarvergadering 2018
Geen wijzigingen

Medelingen
Aan het einde van de vergadering zal een bestuurswisseling worden voorgesteld.
Er wordt geïnventariseerd bij de aanwezige leden hoe zij denken over het programma van de najaars- en voorjaarsbijeenkomst in 2019-2019 en de locaties waar de acitiviteiten plaats vonden.
De leden zijn enthousiast, ook locaties buiten de randstad zijn populair al wordt er wel opgemerkt dat het, met name voor de ‘eenpitters’ steeds moeilijker wordt om een hele dag voor een bijeenkomst te reserveren.

Reisbeurs: de reisbeurs is dit jaar aangevraagd door Michiel Nijhoff voor zijn deelname aan de ARLIS 50th Anniversary Conference in Glasgow in juli 2019. Het bestuur heeft een bedrag van € 250,00 toegezegd.
Het aanvragen van een reisbeurs wordt nogmaals onder de aandacht gebracht en er wordt verwezen naar de voorwaarden.

Jaarverslag 2018-2019
Bij de bespreking van de bestuursvoornemens wordt speciale aandacht gevraagd voor de LinkedIn groep. Er zijn veel leden maar er is weinig activiteit. Opnieuw dus een uitnodiging om dit platform te gebruiken voor het uitwisselen van informatie of suggesties voor bijeenkomsten.
Er wordt een aantal onderwerpen genoemd zoals: wikimedia-bijeenkomsten, LinkedOpenData. In principe lijkt hier belangstelling voor te zijn.
Financieën
Alies Baan licht de resultatenrekening en de begroting toe. Erik van Boxtel (kascommissie) geeft nog een aanvulling op de begroting voor 2019.
Er wordt een nieuwe kascommissie gevormd, bestaande uit: Martien Versteeg (UvA) (niet aanwezig) en Anita Vriend (Van Gogh-museum) (niet aanwezig). Reserve lid is Nell Donker (De Appel).

Rondje langs de instellingen

Gemeentemuseum Den Haag (Monique Biekart): Monique Biekart vermeldt het personeelstekort waar de bibliotheek mee te maken heeft; zij is eigenlijk de enig overgebleven medewerker. Er zijn wel medewerkers op projectbasis. Er is vanuit de directie vooral veel aandacht voor ‘events’ maar weinig voor continuïteit.
Spoorwegmuseum (Kimberly Bouquet): Het Spoorwegmuseum in Utrecht staat dit jaar in het teken van de ontwikkeling van een nieuwe lange-termijn strategie. De hamvraag hierbij is: wil het museum de succesvolle zakendiensten verder uitbreiden, of juist investeren in een musealer klimaat? Of vind het museum een weg waarbij beide kanten de aandacht krijgen die zij verdienen? De ontwikkeling van de bibliotheek zal hier grotendeels van afhankelijk zijn. Wel is er geïnvesteerd in het verbeteren van de Adlib Bibliotheek applicatie. Deze is voor het eerst in twintig jaar afgesloten voor de medewerkers van het museum, zodat alleen de bibliothecaris alle rechten heeft en een klein groepje vrijwilligers beperkte rechten. Nu kunnen er stappen gezet worden in het opruimen van de vervuilde Adlib database: dweilen met de kraan dicht. Verder wordt er gestaag aan de collectie gewerkt: onderzoekers worden ontvangen, archiefdozen worden vervangen door zuurvrije, schenkingen blijven binnenkomen, etc.
Museum Boijmans van Beuningen (Erik van Boxtel): Alle werkzaamheden staan momenteel in het kader van de grondige verbouwing van het museum dat vanaf 27 mei 2019 voor zeven jaar gesloten zal zijn. Momenteel is de bibliotheek gehuisvest in het Gemeentearchief in Rotterdam, wat de uiteindelijke nieuwe plaats van de bibliotheek zal worden is nog niet bekend.
Rijksacademie van Beelden kunsten (Marietta Dirker): De Academie heeft sinds kort een nieuwe directeur. In 2020 zal de Academie 150 jaar bestaan.
De Appel (Nell Donker): Per 1 mei 2019 heeft De Appel een nieuwe directeur: Monika Szewczyk. Het De Appel Archief heeft het afgelopen jaar gewerkt aan een langerlopend archiefproject over Works and Words: http://deappel.nl/en/events/footnotes-3
Het plan is om meer archiefonderzoeksprojecten uit te voeren die het archief ook ten goede komen in plaats van kortlopende archiefpresentaties. Ook niet onbelangrijk: geld en arbeidskrachtentekort en in 2020 moet De Appel weer op zoek naar een nieuw gebouw.
Catharijne Convent (Maartje de Jong): Maartje is sinds ruim een jaar bibliothecaris bij Museum Catharijneconvent. Naast bibliothecaris is ze ook redacteur, en beheert ze het fotoarchief. Helaas heeft de deadlinegevoeligheid van de laatste twee functies tot gevolg dat er niet heel veel tijd overschiet voor de bibliotheekwerkzaamheden. De bibliotheek van Museum Catharijneconvent bevat naast algemene (cultuur)historische publicaties en museumcatalogi ook veel specifieke kerkhistorische en theologische publicaties, die verder in de wijde omgeving niet te raadplegen zijn. Omdat de bibliotheek aangesloten is bij Worldcat weten onderzoekers en studenten de bibliotheek hiervoor goed te vinden. Er komen zo’n 5 à 10 bezoekers per week. Daarnaast heeft Maartje samen met een collega veel tijd gestoken in de verbetering van de online-catalogus van zowel de objecten als de bibliotheek. Zo is het nu mogelijk om boeken direct vanuit de catalogus aan te vragen (inclusief standplaats), en wordt er gewerkt aan het downloadbaar maken van de afbeeldingen op groot formaat. In het museum wordt op dit moment nagedacht over een nieuwe vaste opstelling, en een nieuwe indeling van zowel publieke ruimte als kantoren. Maartje zou de bibliotheek graag op een prominentere plek zien, zodat nog meer mensen er gebruik van kunnen maken. De bibliotheek zou dan ook als informatiecentrum voor het publiek kunnen fungeren. Bovendien kan het museum zo eenvoudig de rol als kenniscentrum voor het christelijk erfgoed onder de aandacht brengen.

Bibliotheekcollectie Het Nieuwe Instituut (Eva Lintjes): Voor het Study Centre zijn digitale tafels aangeschaft, een goede toevoeging voor onze dienstverlening. Daarop is het mogelijk om onder andere gedigitaliseerd materiaal te laten zien, met name van toepassing op de archievencollectie. Voor de bibliotheekcollectie is er voor bezoekers de optie publicaties te scannen op boekscanners. Interessant is de rol van de digitale middelen in de toekomst en voor onze dienstverlening. In Het Nieuwe Instituut is van 19 mei t/m 15 september 2019 de tentoonstelling Neuhaus te zien, met kleine pop-up bibliotheek met aansluitend thema. Zie daarbij voor meer informatie over de tentoonstelling: https://neuhaus.hetnieuweinstituut.nl/ Een beknopte toevoeging met korte introductie van de bibliotheekcollectie (niet bij de vergadering opgenomen): “De bibliotheekcollectie bestaat uit ongeveer 65.000 boeken en brochures en 1.300 tijdschrifttitels uit binnen- en buitenland, waarvan 40 lopende abonnementen. De collectie audiovisueel materiaal bevat ca. 550 videobanden, dvd’s, cd’s en cassettebandjes en is recent gedigitaliseerd. (…) Publicaties zijn ter inzage beschikbaar, maar worden niet uitgeleend.”
Voor meer informatie over her Rijksarchief voor Nederlandse Architectuur en Stedenbouw zie onze website, hier is meer informatie te vinden over archieven, bibliotheek en het project Architectuur Dichterbij: https://collectie.hetnieuweinstituut.nl/rijksarchief

RCE (Cor Mulders): De kunstcollectie van RCE verhuist naar het nieuwe collectiegebouw (CC NL) in Amersfoort. De bibliotheek gaat ook naar Amerfoort maar wordt niet in het collectiegebouw ondergebracht.
EYE (Nita Smit): Sinds oktober 2016 is het Eye Collectiecentrum geopend, ca. 1.2 km vanaf het Eye Museumgebouw. Dit depot waar alle collecties zijn gehuisvest (behalve nitraat, dat is opgeslagen in 2 bunkers) heeft een glazen open voorkant waar het studiecentrum is gehuisvest. Sinds 2017 is de bibliotheek (boeken, tijdschriften, dvd’s, knipsels, artikelen, digitale documenten) opgeheven en samengegaan met het filmgerelateerde collecties-archief (personen & organisaties, publiciteitsmateriaal, foto’s, affiches, bladmuziek. We hebben nog wel 2 verschillende catalogi. Je kunt in de studiezaal literatuur- en beeldresearch doen. We hebben 14000 gedigitaliseerde films die zijn te zien op de 6 zoekcomputers. Ook zijn er 3 cabines waar je met een kleine groep kunt researchen. We zijn op afspraak geopend van di. t/m vr. van 12.00-17.00 uur. We werken dagelijks samen met vrijwillige hosts voor receptietaken en afhalen van materialen uit depot, want 95% van de collecties staat in depot. https://www.eyefilm.nl/collectie/over-de-collectie/research Op dit moment besteed ik veel aandacht aan de uitbreiding en versteviging van het netwerk van academisch en hoger onderwijs met als doel meer gebruikers binnen te halen en binnen te houden, o.a door instructies binnen het onderwijscurriculum aan te laten sluiten. Met de filmacademie ben ik hiermee bezig. We hebben een nieuwe twee-talige flyer laten maken, een boekenlegger en google-advertentie. In de Eye-study maken we kleine presentaties die aansluiten bij de tentoonstellingen in Eye. Dat is nu William Kentridge. Deze staat tot september en is een aanrader https://www.eyefilm.nl/tentoonstelling/william-kentridge Voor acquisitie (boeken, tijdschriften,dvd’s, artikelen, digitale documenten) volg ik het collectiebeleidsplan 2018-2021. Van 16-20 september is in Eye de Ipress conference. https://ipres2019.org/ Deze conferentie gaat over digital preservation en is georganiseerd door Netwerk Digitaal Erfgoed. https://www.netwerkdigitaalerfgoed.nl/en/ Interessant om te volgen, gezien de ontwikkelingen, steeds meer richting digitaal.

Artez (Alies Baan): De mediatheken van ArtEZ zijn bezig met een nieuwe website waarmee de service aan studenten kan worden uitgebreid. Sowieso willen we meer de nadruk leggen op de digitale dienstverlening. Zo hebben we animaties laten maken die studenten op een leuke manier en in hun eigen tijd informatievaardigheden leert. Onze collectie maakt sinds een jaar deel uit van Worldcat, dit naar volle tevredenheid.

Stedelijk Museum Amsterdam (Esther Brakenhoff): We hebben iemand kunnen aannemen zij het voor slechts 12 uur, die Slavist en kunsthistoricus is. Dat houdt verband met de nieuwste plannen om het SMA als onderzoekscentrum voor Russische (avant-garde) kunst te promoten. Zowel de kunstcollectie als de documentatie daarover en archieven (zoals het Khardzhiev-Archief) maken dat er op dit gebied ook een goeie onderzoekcollectie is. Samenwerking met de Universiteiten is ook in opbouw. De bibliotheek speelt hierin een centrale rol. Ook op het gebied van de time-based arts is zo’n programma in ontwikkeling. Verleden jaar september heeft een groep van 20 masterstudenten gedurende 8 weken zeer intensief de bibliotheek gebruikt: een medewerker van de RUU, onze conservator videokunst, de behoudsmedewerker videokunst en de bibliothecaris hebben dit traject begeleid. De werkgroep werd eind 2018 als beste werkgroep bij letteren beoordeeld. Voor het museum zijn zo 30 werken uit de collectie grondiger gedocumenteerd en zijn er goede catalogusteksten beschikbaar. Ook werkte het SMA samen met het Van Abbemuseum, Boijmans van Beuningen, Lima, De Hallen bij de totstandkoming van de website: videokunst.net Afgelopen zondag (19 mei 2019)werd het prachtige boek: The plant collection, over de planten in het Stedelijk Museum van Inge Meijer gepresenteerd in de bibliotheek. Het boek werd geïnitieerd vanuit de bibliotheek en in samenwerking met het enorme beeldarchief van het museum geproduceerd.
Boekmanstichting (Hilde Klein): De Boekmanstichting heeft per 1 maart een nieuwe directeur Jan Jaap Knol. Jan Jaap Knol was directeur-bestuurder van het Fonds voor Cultuurparticipatie waar hij vanaf de oprichting in 2008 leiding aan gaf. Daarvoor was hij onder meer hoofd van de afdeling Cultuurbereik van het ministerie van OCW en vervulde hij beleidsfuncties binnen de directies Kunsten en Internationaal Beleid van het ministerie. Hij studeerde Nederlandse Taal en Letterkunde aan de Rijksuniversiteit Groningen. De bibliotheek is merendeels gestopt met het aanschaffen van hard copy materiaal en zet nog meer in op digitale documenten en grijze literatuur.
Willem de Kooning Academie (Wilma Knol): Bij de Willem de Kooning Academie heeft het collectie ontwikkelteam een plan gemaakt waarbij collectievorming en onderwijs binnen het Research Station meer gekoppeld zullen zijn met het curriculum zoals dat sinds 2011 operationeel is. Het plan wordt komende maand gepresenteerd aan het managementteam.Ik ben op verzoek van velen bij de WdKA mijn verhalen over de bibliotheekcollectie aan het opstellen. De serie heet Stories within, en zijn vooralsnog alleen te zien op onze intranetsite.

Rijksmuseum Amsterdam (Madeleine Pfundt): Sinds 2016 maakt de bibliotheek van het Rijksmuseum (Research Library) deel uit van de nieuwe afdeling Research Services die uit vijf afdelingen bestaat (Bibliotheek, Collectie Informatie, Automatisering, Studie- en Leeszaal, Depot). Bibliotheek: eind 2018 werd het RFID-project voltooid. De meeste boeken zijn nu voorzien van een RFID-label. Twee grote, verworven collecties worden gecatalogiseerd: Vloemans en Unger. De internationale boekenruil van de Research Library loopt nog steeds goed. Er kwamen in 2018 zo’n 1000 boeken op ruilbasis binnen. Andere afdeingen: momenteel loopt een Europese aanbesteding voor de digitalisering van de objectdocumentatie. Ook loopt er een inkooptraject voor een document management systeem waar deze data in zal worden opgeslagen (subafdeling Collectie Informatie). Er wordt druk gewerkt aan de ondersteuning van Project Nachtwacht op dataniveau. In samenwerking met DANS, een NWO instituut dat alle geesteswetenschappelijke data archiveert en ontsluit, werken we aan de ontwikkeling van een research data management beleid en de ingebruikname van een data repository. Enkele informatiespecialisten gaan ook een opleiding tot datasteward volgen dit jaar (subafdeling Collectie Informatie). Als de aanbesteding volgens plan loopt wordt in de herfst van 2019 gestart met de inrichting van een nieuwe toegang tot de bibliotheek en een tweede studiezaal voor hybride onderzoek (analoog + digitaal). Daartoe wordt een kleine tentoonstellingszaal vlak voor de Cuypersbibliotheek opgeofferd. De daar tentoongestelde topwerken uit de bibliotheekcollectie worden geïntegreerd in de vaste opstelling van de collectie. Geplande einddatum is hopelijk begin 2020 (subafdeling Studie- en Leeszaal)
Sinds april 2019 is gestart met een interne dienstverlening genaamd ‘Scan on Request’ waarbij scans tot max 50p kunnen worden aangevraagd via de bibliotheekcatalogus uit boeken, tijdschriften en veilingcatalogi. De scans worden gemaakt door de medewerkers uit het depot. Wegens copyrightbeperkingen is dit een dienst die voorlopig alleen beschikbaar is voor interne medewerkers (subafdeling Depot RS). Er staan vacatures open voor een nieuwe Informatiespecialist Bibliotheek (selectiegesprekken lopen deze week), voor een Informatiespecialist Studie- en Leeszaal (deadline 26/5) en voor een Data Manager (deadline 9/6). Chris Dijkshoorn, gepromoveerd binnen Computer Science aan de VU op 3/4 start op 1/6 als allereerste hoofd van de subafdeling Collectie Automatisering.

Koninklijke Bibliotheek (Anna Rademakers) : De KB heeft een nieuw beleidsplan (https://www.kb.nl/sites/default/files/docs/beleidsplan_kb_2019-2022.pdf) voor de periode 2019-2022. We zetten vol in op de digitale ontwikkelingen. Ons verzamelbeleid wordt de komende jaren ‘digitaal waar mogelijk, fysiek waar nodig’. Ook voor het depot willen we in de toekomst steeds meer digitaal gaan verzamelen. Daarom gaat ook de ontwikkeling van ons digitale magazijn onverminderd door. Een ander punt is huisvesting: we gaan over ca. 8 jaar verhuizen naar een nieuwe locatie (n.t.b.) in Den Haag, De publieksfunctie en de magazijnen worden gescheiden. Er wordt een heel modern gerobotiseerd magazijn gebouwd net buiten Den Haag. De verhuizing van de collecties zal al over ca. 5 jaar plaatsvinden. Hiervoor wordt nu ‘achterstallig onderhoud’ gepleegd. Collectiedelen die nog niet goed ontsloten waren worden versneld beschreven.

Sluiting en nieuwe bestuursleden:

Omdat Esther Brakenhoff zich niet herkiesbaar heeft gesteld voor een nieuwe bestuurstermijn wordt onder dankzegging afscheid van haar genomen. Er treden twee nieuwe bestuursleden toe: Kimberly Bouquet (Spoorwegmuseum Utrecht) en Nita Smit (EYE).