Notulen jaarvergadering OKBN 2018
Tresoar, Leeuwarden

Aanwezig: Kimberly Bouquet (Spoorwegmuseum, Utrecht), Martien Versteeg (Universiteit van Amsterdam), Erik van Boxtel (Museum Boijmans Van Beuningen, Rotterdam), Marianne de Voogd (RKD, Den Haag), Monique Biekart (Gemeentemuseum Den Haag), Michiel Goosen (Van Gogh Museum, Amsterdam), Johan Dekker (Artez, Zwolle), Mariska van der Burgt (DAL, Amsterdam), Michiel Nijhoff (Stedelijk Museum, Amsterdam), Hilde Klein (Boekman Stichting, Amsterdam, bestuurslid), Madeleine Pfundt (Rijksmuseum, Amsterdam, bestuurslid), Anna Rademakers (Koninklijke Bibliotheek, Den Haag, bestuurslid), Esther Brakenhoff (Stedelijk Museum Amsterdam, bestuurslid), Wilma Knol (Willem de Kooning Academie, Rotterdam, bestuurslid), Luc de Vries (Tresoar)

Afwezig met kennisgeving: Mieke Beumer (particulier lid), Saskia Leefsma (MOA, Oud Amelisweerd), Matty Gaikhorst (Academie voor Bouwkunst, Amsterdam), Judith van Gent (Amsterdam Museum), Jantien van Elk (Textiel Museum, Tilburg), Marcel van Bommel (KABK, Den Haag), Anna ten Bruggencate (Breitner Academie, AHK, Amsterdam), Nita Smit (Eye Filmmuseum, Amsterdam), Wil van Gils (Stedelijk Museum ’s-Hertogenbosch), Rogier Schumacher (Universiteitsbibliotheek Utrecht), Alies Baan (Artez, Zwolle, bestuurslid)

Notulen: Esther Brakenhoff

Opening om 11.00 uur.
Welkom door Anna Rademakers.

• De presentatie over ‘Open Science en het huidige digitale informatielandschap’ door Astrid van Wesenbeeck (KB), komt helaas te vervallen om medische redenen. Anna hoopt dat Astrid deze presentatie op een ander moment kan houden. Dit wordt beaamd door de andere aanwezigen.

• In plaats van deze presentatie zal het nieuwe OKBN-lid Mariska van der Burgt een toelichting geven op haar initiatief DAL (Digitale Artiesten Librije).

• Na de jaarvergadering zal de directeur van Tresoar, Bert Looper, een inleiding geven over Tresoar gevolgd door een rondleiding door het gebouw en naar het Obe informatiecentrum. Luc de Vries van Tresoar geeft vervolgens een presentatie over het digitaliseringproject RedBot.

• Anna bedankt Hilde Klein voor het waarnemen van het voorzitterschap gedurende Anna’s zwangerschapsverlof.

• Aangezien er een aantal nieuwe leden aanwezig zijn, stellen alle aanwezigen zich kort voor.

Mededelingen

– In verband met de nieuwe privacywetgeving zijn de gegevens over de leden tijdelijk van de website gehaald. Het bestuur wilde eerst meer informatie inwinnen over wat nodig is om aan de wetgeving te voldoen.
Een aantal aanwezigen deelt de ervaringen uit de eigen instelling met de privacywetgeving. Hieruit komt naar voren dat het vooral van belang is dat duidelijk is waar alle gegevens staan en wat er mee gebeurt. Er moet een scenario zijn van hoe te handelen als iemand bezwaar maakt. Er wordt besloten om de namen en instanties van de OKBN-leden terug te zette op de website. Alleen bij privé personen wordt nog nagevraagd of dat ok is. Tevens komt er een melding op de website dat er bezwaar gemaakt kan worden, zodat gegevens verwijderd kunnen worden.

Over 2017 – 2018
Notulen jaarvergadering 2017
– Er zijn geen op- en aanmerkingen vanuit de vergadering.

Jaarverslag 2017-2018
– Anna geeft een toelichting op onderdelen en de taakverdeling binnen het huidige bestuur: voorzitter Anna Rademakers; PR en communicatie Madeleine Pfundt en Hilde Klein; secretaris Esther Brakenhoff; penningmeester Alies Baan; acquisitie en relatiebeheer Wilma Knol.
– De beleidsvoornemens van 2017 worden gehandhaafd.
– Hilde geeft een kleine toelichting op de themamiddag die plaatsvond op 13 februari over kunstbibliotheken in transitie (HvA Floor, Amsterdam). Door samenwerking met een aantal andere organisaties was het mogelijk een breder publiek te bereiken.
– De reisbeurs voor dit jaar is nog beschikbaar. De regelgeving hierover is terug te vinden op de OKBN website.
– Hilde roept op om meer gebruik te maken van de OKBN LinkedIn groep voor het delen van informatie. Madeleine vult aan dat het via een RSS feed mogelijk is de nieuwste aanvullingen op de website te volgen.

Financieel verslag 2017: penningmeester en kascontrole commissie
Bij afwezigheid van penningmeester Alies, geeft Anna toelichting:
– Er zijn minder inkomsten, maar ook minder uitgaven
Een aantal (Belgische) leden is afgevallen, waardoor de inkomsten uit contributie is gedaald. Er is geen najaarsbijeenkomst geweest in 2017 en de voorjaarbijeenkomst is in samenwerking georganiseerd, waardoor er minder is uitgegeven.
– Het beheer van de website en domeinnaam is overgezet naar Alies i.v.m. de betalingen. Op dit moment wordt extra betaald voor de domeinnaam, zodat er geen ‘wordpress’ in het url verschijnt. Er zal worden overwogen om dit stop te zetten en daarmee wordpress in het url te accepteren.
– Davilex staat op dit moment nog op de begroting van 2018, maar waarschijnlijk wordt dit abonnement stopgezet en vervangen door een goedkoper systeem, misschien zelfs Excel.

Begroting 2018
Vaststellen contributie
– De contributie blijft hetzelfde als vorig jaar:
€ 30 voor organisaties, € 17,50 voor particulieren. Voor buitenlandse instellingen: € 22,50.

Vaststellen begroting
– De begroting wordt goedgekeurd.

Kascontrole commissie
– Michiel Nijhoff treedt af als kascommissielid. De vergadering dankt hem voor zijn inzet. De kascommissie bestaat nu uit: Erik van Boxtel en Martien Versteeg. Michiel Goosen of iemand anders van het Van Gogh Museum wordt reservelid.

Ronde langs de instellingen.
Dit jaar konden de leden de stand van zaken binnen hun organisatie al voor de jaarvergadering doorgeven. Het onderstaande overzicht bevat daarom ook informatie van leden die niet bij de vergadering aanwezig konden zijn, maar de stand van zaken bij hun instelling wel wilden delen. Tijdens de vergadering hebben de aanwezige leden nog een korte toelichting gegeven.Klik hier voor het overzicht

Rondvraag, waarna sluiting

– Eric van Boxtel wil graag het bericht delen dat hij heeft gekregen over het overlijden van de bibliothecaris van het Middelheimmuseum, Johan Vermariën.
– Wilma Knol heeft een vraag over het beheer van de DVD collectie. Als onderdeel van de ontwikkeling van het Research Station, is ze aan het onderzoeken welke alternatieven er zijn voor dvd’s. Haar vraag is of het nodig is om een nationale aanbesteding te doen voor een leverancier. Martien Versteeg geeft aan dat zo’n aanbesteding pas nodig is vanaf een bepaald bedrag.