Opening door Saskia Scheltjens

Veel dank voor de gastvrouw Marieke van Bragt, warm welkom aan de Vlaamse collegae en alle bekende én nieuwe gezichten bij deze dag met overlappend thema tussen TFMA en OKBN: Museumarchieven en kunstbibliotheken.

OKBN bezig met Collectieprofielen: om zoveel mogelijk kunstbibliotheken in Nederland in kaart te brengen. Is in de lente geïntroduceerd, met iemand die kan ondersteunen om de profielen in te vullen. Er is een persoon gevonden en u hoort er binnenkort meer over.

Programma licht aangepast: Steven is helaas ziek. In plaats van zijn presentatie houden we een gezamenlijk gesprek over de meerwaarde van samenwerken tussen verschillende disciplines.

Collectie-documentatie-archief. Van spraakverwarring naar duidelijke afspraken
Marieke van Bragt, archivaris/bibliothecaris Wereldmuseum

Sinds januari is Marieke van Bragt werkzaam bij het Wereldmuseum. Hiervoor was ze zeven jaar archiefinspecteur geweest bij de rijksministeries. In deze presentatie laat zij zien hoe het was om te starten als archivaris en bibliothecaris. Er zijn ook een bibliotheek-assistent en diverse vrijwilligers werkzaam in de bibliotheek.

Intro Wereldmuseum: drie vestigingen (Rotterdam Wereldmuseum, Amsterdam Tropenmuseum, Leiden Wereldmuseum) en deze musea gaan over de mens, en de connectie met de wereld om ons heen. Met objecten, kunst en fotografie presenteren we tentoonstellingen rondom deze thematiek. Organisatie bestaat uit twee besturen, en de archieven zijn een heel complex verhaal omdat er allerlei oudere of inmiddels opgeheven instanties in opgenomen zijn: Koninklijk Kabinet van Zeldzaamheden, Rijks Japansch Museum Von Siebold, Museum Volkenkunde, Afrikamuseum, etc.

Er is wat verwarring over welke objecten bij collectie horen, en welke bij het archief rondom de collectie. Tentoonstellingsaffiches worden bijvoorbeeld onder collectie geschaard. De categorie documentatie wordt ook gebruikt, voor bijvoorbeeld dia’s van de collectie.

Officieel maakt de regeling beheer rijkscollectie (artikel 2.2) geen verschil tussen administratie/bedrijfsarchief en documentatie: het belangrijkste is dat alle informatie rondom een museumcollectie duurzaam toegankelijk moet zijn. Documentatie wordt in museumland vooral gebruikt voor informatie met directe betrekking op objecten, zoals conserveringsverslagen, installatie instructies en verwervingsdossiers.

Er is nu een oudere selectielijst, die geldt voor de oudere rijksmusea tot aan 1995. Er moet een nieuwe selectielijst gemaakt worden, waarin vastgelegd wordt welke documenten in het duurzaam toegankelijke archief terechtkomen. Marieke gaat dat doen op basis van een document met alle mogelijke activiteiten van het museum (educatie, tentoonstellingen, etc).

Maar het museum heeft ook particuliere archieven, van stichtingen of individuen, die los staan van het bedrijfsarchief van het museum. In het verleden is er verschillende gehandeld: ofwel opgenomen in de verwervingsdossiers van bijbehorende objecten, ofwel in de bibliotheek terecht gekomen. Er wordt gewerkt aan een manier om deze archieven beter toegankelijk te maken.

Marieke heeft intern voorgesteld dat de particuliere archieven worden opgenomen als collectie van het museum, omdat ze van zodanige wetenschappelijke waarde zijn dat ze dan verdienen en omdat het duidelijk geen bedrijfsarchief is.

Het woord documentatie wordt te breed gebruikt, Marieke pleit ervoor om het niet meer te gebruiken. Het museum heeft collectie (kunst en voorwerpen) en archief. De particuliere archieven vallen dan onder collectie, maar zijn archieven. Ook pleit ze ervoor dat sommige objecten uit de collectie worden gehaald en terug worden geplaatst in het bedrijfsarchief: bijvoorbeeld een fotoboek dat onderdeel was van een expeditie, maar nu collectie is geworden en daardoor niet meer vindbaar is bij de rest van de expeditie materialen. Een archief is een organisch geheel en het is logisch om het bij elkaar te bewaren.

Een deel van het archief, tot 1995, dat onder de Archiefwet valt, zijn eigendom van de overheid en moeten ooit overgedragen worden aan het Nationaal Archief of een regionaal historisch centrum. Dat heeft gevolgen: hoe moet je collectie terugzetten naar archief? Dat moet nog verder onderzocht worden.

Wat er ook nog nodig is, is een goed archiefbeschrijvingssysteem. Archieven worden nu wel in TMS geregistreerd, maar is niet prettig werkbaar. Waar het ook zit, het moet geen gevolgen hebben voor de kwaliteit van het beheer van de archieven.

Tot slot: het is belangrijk om de verbindingen te houden tussen archief, bibliotheek, inheemse kennis over objecten, registratiesystemen en museale objecten. 

Vragen en discussie:

Er wordt wel gebruik gemaakt van TMS voor de archiefcollectie. De boeken zitten in WorldCat. De bibliotheekcatalogus is los van de objectendatabase, zodat er geen verbanden gelegd kunnen worden. Marieke wil ook graag een systeem dat voor het archief aan alle wettelijke standaarden doet.

Particuliere archieven: komen vaak mee met de objecten die worden aangewonnen door het museum voor de collectie. Het is geen collectie en geen bedrijfsarchief: het heeft geen status, er is geen geld voor en het wordt niet duidelijk ontsloten.

Jet Blokhuis (Stedelijk Museum Amsterdam): Wordt er nagedacht over verschillende statussen in museumcollectie? Tussen collectie en informatie eromheen zit wel een verschil.

Lastige van een papieren archief dat het van groot wetenschappelijk belang is, maar mogelijk in slechte staat is. Dus het moet wel behouden blijven, en door het de status van collectie te geven, valt het onder de zorg daarvoor.

Als je het als collectie opneemt, dan zit je ook vast aan de museale zorg ervoor. Als je er ooit vanaf wilt, dan moet je door de LAMO stappen voor het afstoten, dat is een enorm werk.

Optie kan ook: alles als informatie zien, en als zodanig bewaren. Maar de aansluiting bij de Archiefwet is dan nog wel van belang.

De Taskforce Museumarchieven heeft ook lange discussie gevoerd over de definitie van documentatie. Ook binnen ICOM is er een jaarlijks SIDOC congres: dat gaat ook over de definitie van documentatie.

Het lijkt per museum te verschillen, en van land tot land, wat er precies onder archief, documentatie en informatie valt. Wat is je anker, wat is je core business en hoe voer je dat praktisch uit? Het wordt aan de instellingen zelf overgelaten.

Vincent de Keijzer (Kunstmuseum): Definitie van documentalist, zoals dat vroeger als opleiding bestond: houdt zich bezig met waarom verzamelen we al deze informatie, wat zijn de verbanden. De bibliothecaris beschreef vroeger de boeken, en de documentalist maakte excerpten en stelde thesauri samen.

Ernst des Bouvrie (HNI): meer dan 700 particuliere archieven in beheer, alles beschreven in Axiell Collections op de juiste manier.

Ewout Vreeburg (Rijksmuseum): als je eenmaal een beslissing neemt, heeft dat praktische gevolgen. Binnen de Archiefwet is er veel ruimte voor de zorgdrager om met de archieven om te gaan. Het is van belang om naar je eigen situatie te kijken: wat wil ik ermee bereiken.

Over de grenzen heen: de meerwaarde van samenwerken tussen verschillende disciplines.

Discussie olv OKBN bestuur

Er wordt veel gesproken over definities, maar de gebruiker lijkt een beetje uit het zicht verdwenen. Het zal een onderzoeker een worst wezen hoe het heet, die wil zoveel mogelijk informatie over een onderwerp inzien.

Als we spreken over informatie en data, en minder over alle definities, dan breken we de discussie over de termen open. Het is productiever om te richten op de gebruikers en te bedenken wat zij nodig hebben.

Archieven, materialen en kennis binnen organisaties is heel erg belangrijk en zijn een bron van verhalen. Kennis, informatie en data zijn een continuum, en dat moet zo blijven, dat is van groot belang. Kennis zit dan vooral in de hoofden van de conservatoren. Informatie en data zijn een weerslag van de kennis, zodat het naar de volgende generaties duurzaam kan worden overgedragen. Hoe we dat doen, is de grote uitdaging van ons vakgebied.

Commentaar Inge van KIA Nationaal Archief: brede inhoudelijke thema’s worden door verschillende groepen besproken. Fijn om soortgenoten te kunnen vinden vanuit andere groepen.

Kronieken : tentoonstellingsarchief toegankelijk maken
Vincent de Keijzer, Informatiespecialist Kunstmuseum Den Haag

Presentatie over de praktijk bij het Kunstmuseum Den Haag, waar Vincent de Keijzer sinds 1990 werkt.

In 2023 heeft hij een presentatie gegeven voor Taskforce Museumarchieven over de “Kroniek” van het museum: een eigen intranet waarin de geschiedenis van álle activiteit van het museum te vinden is. Het programma hierachter is speciaal gebouwd voor het Kunstmuseum. Daarnaast is er ook een Collectie intranet, waarin informatie over de collectie te vinden is. Dit product bestaat naast de officiële collectieregistratie en de bibliotheekcatalogus. Let op: er is een risico dat informatie onvolledig, onbewerkt, onduidelijk of onjuist is. Medewerkers wordt verzocht om het te behandelen als een soort internet zoekmachine. Als je geluk hebt, staat het meest relevante bovenaan, maar het staat altijd tussen resultaten die niet interessant zijn.

Maar: het werkt heel goed om door de collectie en de geschiedenis van het museum te browsen, ter inspiratie en te vinden wat je niet zocht. Qua content is het ook interessant voor onderzoekers en verzamelaars. Wellicht wordt het nog openbaar gesteld in de toekomst, of delen ervan.

De Kroniek is ook interessant als voorbeeld voor andere instellingen, omdat het een uitgewerkt product is. Het is gebouwd binnen Adlib, maar de bedoeling is op een geheel open source te maken zodat andere het ook kunen gebruiken voor eigen toepassingen. Je kunt het zien als een dagboek van het museum, waarin alles later uitgebreid kan worden, door verschillende afdelingen tegelijk.

Bealngrijk om al deze informatie, en de software eromheen, veilig te stellen voor de toekomst: tegen de roekeloze opruimwoede en tegen ondoordachte bezuinigingen. Momenteel wordt de informatie overgezet in Axiell Collections.

Wat wil het publiek van ons? Het is interessant om de informatie-vragen die door het grote publiek gesteld worden, te bewaren en te bekijken. Daarmee zouden we beter kunnen inspelen op wat het publiek wil zien.

Stappenplan: wat kunnen we zelf doen, wat kunnen we uitbesteden, waar kunnen we samenwerken? Vincent vraagt om partners in dit onderzoek en Saskia Scheltjens steekt direct haar hand op! Heel herkenbaar voor Rijksmuseum, en de schaalbaarheid van de uitdagingen klinkt ook bekend. Het is krachtiger als we gezamenlijk kunnen optrekken.

Wat gaat de Taskforce Museumarchieven doen
Marcus Cohen, Taskforce Museumarchieven

Voorheen gewerkt voor DEN, daarvoor lang in de podiumkunsten. Hopelijk leidt deze presentatie tot nieuwe inzichten en meer samenwerking.

Vertrekt vanuit definitie van museum zoals door ICOM voorgeschreven. Er zijn enorme uitdagingen voor musea sinds de verzelfstandigingen en sinds de digitale omwentelingen. Er is veel aandacht geweest de laatste jaren op goede archivering, waarna in juni 2021 een eerste online bijeenkomst plaatsvond. In 2022 was er een symposium in het Rijksmuseum over Museumarchieven.

Doelstellingen van de Taskforce:

1. Vraagstukken identificeren
2. Kennis delen op operationeel niveau
3. Gezamenlijk praktische instrumenten ontwikkelen voor de sector
4. Gecoördineerde opstelling naar besluitvormers, partnerorganisaties en de markt

Vragen en uitwisseling: deze sheets online zetten en vragen om terugkoppeling aan Museumarchieven te sturen